Faktury bude možné nově podávat elektronicky. Co se pro podnikatele změní?

Novela zákona o dani z přidané hodnoty reaguje na směrnice EU a kromě daně samotné mění pravidla fakturování a zrovnoprávňuje doklady v listinné i elektronické podobě.

Do konce roku 2012 bylo možné vystavovat, zasílat a ukládat doklady jako elektronické doklady pouze tak, že byly opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou nebo pokud byla zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI).

Co se ale konkrétně od nového roku pro podnikatele změnilo?

1. Co zrovnoprávnění elektronických faktur s papírovými znamená?

Na obě formy jsou kladeny stejné požadavky. Elektronické faktury tak nemusí nově být opatřeny elektronickým podpisem ani elektronickou značkou. Není nutné je posílat pomocí speciálních systémů pro elektronickou výměnu dat (systémy EDI).

2. Faktury v PDF e-mailem už normálně posíláme, v čem je tedy rozdíl?

Při zasílání faktur v PDF e-mailem se jedná o běžné faktury a je možné tyto faktury zasílat i bez elektronického podpisu či značky. Nejedná se však o elektronickou fakturaci, ale jedná se o zaslání "běžné" faktury elektronicky. Odběratel si fakturu sám vytiskne. Faktura se uchovává v tištěné podobě. Nyní to již nebude třeba.

3. V jakém formátu mohu elektronickou fakturu posílat?

Na formátu nezáleží, může být využit jakýkoli elektronický formát. Může jít o formát XML, e-mail s přílohou PDF nebo klidně i obrázek. Volba zůstává na domluvě zúčastněných stran. Ani způsob doručení není přesně určen.

4. Potřebuji k zaslání elektronické faktury souhlas protistrany?

Ano, souhlas odběratele je nutné získat předem, ideálně třeba ve smlouvě. Za souhlas se považuje ale i zpracování a uhrazení faktury.

5. Co musí elektronická faktura obsahovat?

Elektronická faktura musí mít stejné náležitosti jako ta písemná, tedy: označení, že jde o daňový doklad, evidenční číslo dokladu, jméno a adresu toho, kdo fakturu vydal (včetně IČ a DIČ), jméno (název firmy) a adresu toho, kdo fakturu přijal (včetně IČ), zmínku o zápisu podnikatele v živnostenském rejstříku, datum vydání a datum splatnosti, datum uskutečnění zdanitelného plnění, položky faktury, informaci o fakturované peněžní částce, základ daně (nově již nemusí být v korunách), informaci o procentní výši DPH, výši DPH v korunách.

6. Jak dlouho musím doklad v elektronické podobě uchovávat?

Stejně jako klasickou papírovou fakturu, tj. 10 let. Finanční kontrola se ale může zabývat záležitostmi maximálně tři roky starými. Jak firma bude doklady uchovávat, záleží na ní. Je ale důležité počítat i s neočekávanými událostmi - ztráta dat z počítače, deformace či nefunkčnost CD/DVD, nefunkčnost disku, ale i požár a podobně. Je tedy dobré využít více nosičů a přemýšlet, zda bude daný program a formát čitelný i za několik let. Využít se dá také externích archivů, kde se postarají i o aktualizaci elektronických podpisů, které je třeba každý rok obnovovat, a podobně. Střední firmu to přijde na několik set měsíčně.

7. Co po mně kontrola může a nemůže chtít?

Úřadu musí kontrolovaná osoba dodat požadované doklady v "nezatěžující podobě". Může to být na CD, externím disku, vzdáleným přístupem k datům a podobně. Úřad, ať už bude novela přijata, nebo ne, nemůže vyžadovat u elektronické faktury jiné náležitosti než u té písemné. Nesmí vyžadovat u elektronické faktury elektronický podpis, značku nebo využití účetních EDI systémů. Firma ale naopak musí zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu.

8. Jak zajistit věrohodnost původu a neporušenost obsahu?

K zajištění lze i nadále využívat elektronický podpis, elektronickou značku nebo EDI systém. Jinak ale stačí doložit tzv. auditní stopu. Firma musí být schopná doložit, že skutečně došlo k danému plnění v uváděném rozsahu. Ideální je proto uchovávat smlouvu, objednávku a dodací list. Jakýkoli rozdíl v dodaném zboží pak řešit dodatkem ke smlouvě nebo jinou korekcí, aby vše sedělo. Pokud chce firma uchovávat daňový doklad elektronicky, musí i další doklady dokazující věrohodnost a neporušenost uchovávat elektronicky.

9. Lze převádět elektronické faktury na papírové a naopak?

Ano. Jediným požadavkem je zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti.

10. Potřebuji potvrzení o přijetí elektronické faktury druhou stranou?

Ne, faktury by se měl sám příjemce dožadovat kvůli odpočtu DPH.

11. Můžeme jako účetní jednotka vést současně dva typy archivů - část archivovaných faktur klasicky v listinné podobě a jinou část v elektronické formě?

Přirozeně ano. Lze odhadovat, že v praxi to v dohledné době nastane u devíti z deseti plátců daně. U obou typů archivů je nutné pamatovat na povinnost uchovávání dokumentů tak, aby v celém životním cyklu dokumentu byly zajištěny 3 vlastnosti: neporušitelnost obsahu (integrita, nesouvisí s formátem), označení původce (autentičnost, věrohodnost původu) a čitelnost (přímo nebo prostřednictvím technického zařízení).