Elektronická faktura má v očích zákona stejné postavení jako ta papírová, využívá ji ovšem pouze polovina firem. A to ještě obvykle navíc v jiném než standardizovaném formátu, čímž poněkud snižují její přínosy pro podnik. Na jedné faktuře se takto dá přitom ušetřit až 50 korun.
Pro zjednodušené srovnání nákladů můžeme využít příklad vystavené a zaslané faktury (rozsah jedna A4).
Zatímco vystavení papírové faktury a její odeslání poštou včetně manuálního zpracování u příjemce znamená přibližně 50 korun v nákladech a dobu doručení kolem dvou dnů, elektronická faktura stojí desetkrát méně a doba doručení se počítá na minuty.
V případě firmy, která řeší stovky až tisíce faktur měsíčně, to může znamenat významnou položku v rozpočtu.
Naopak pro menší firmu, která pracuje s maximálně několika fakturami měsíčně, je na zvážení, zda jí elektronizace napomůže v jiných ohledech. Samotné zavedení kvůli automatickému vystavování odešlých nebo zpracování došlých faktur by bylo zbytečné.
Podle posledních dat Českého statistického úřadu v lednu 2014 zaslala fakturu elektronickou cestou necelá polovina firem. Ovšem pouze 11 procent podniků zaslalo fakturu ve standardizovaném formátu určeném pro automatizované zpracování dat, tedy vystavilo skutečně e-fakturu. Většina použila například klasický e-mail s přílohou ve formátu doc nebo pdf. Z toho vyplývá, že se i přes zlepšující trend strukturovaná elektronická fakturace prosazuje pomalu.
Na vině je nejčastěji obava z komplikovaného přechodu na nový systém a nutné změny zažitých procesů. V praxi pak často hraje roli určité staromilství, které v mnoha firmách panuje. Papírová faktura je vnímána jako fyzický doklad s razítkem, zatímco elektronická je pouze "virtuální shluk jedniček a nul".
Papír versus jedničky a nuly
Mezi podnikateli často padají otázky na uznatelnost elektronické faktury. Česká (či slovenská) legislativa s elektronickou fakturací ovšem počítá. Podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty: "Daňový doklad může mít listinnou či elektronickou podobu. Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky." Samozřejmě platí, že elektronická faktura musí mít stejné náležitosti jako ta papírová.
Její hlavní výhodou je archivace dokladů. V České republice totiž platí v případě účetních a daňových dokladů pětiletá, respektive desetiletá lhůta, po kterou mají být tyto doklady archivovány. V případě velké firmy to znamená uchovávat i několik tun papírových dokumentů, z nichž některé mohou být po tak dlouhé době nečitelné, nehledě na náklady za jejich zabezpečení proti živelním katastrofám.
"Archiv v elektronické podobě zabere pouze malý prostor na firemním serveru. K jeho naprostému zabezpečení je ale nutné přistupovat velice obezřetně a protože může snadno dojít k poškození disku s uloženými daty, je jej třeba pravidelně zálohovat. V ideálním případě je možné využít geograficky oddělených záloh, které eliminují možnost zničení v rámci místního požáru či povodně," radí Jan Mrvík, výkonný ředitel společnosti Editel.
E-mail jako slepá ulička
Často se objevuje názor, že firma se svými odběrateli komunikuje elektronicky, protože zasílá faktury či objednávky e-mailem. To je ale polovičaté řešení, které neohlídá doručitelnost dokladu. Příjemce může mít totiž například zahlcenou schránku či aktivní spamový filtr, který zprávu pohltí. Protistraně zároveň není zaručena autenticita doručeného dokladu - stále častěji se objevují podvodné faktury, které jsou k nerozeznání od originálu. Pokud jsou faktury zasílány pouze e-mailem, nelze zaručit ani takzvanou integritu takového dokladu, tedy že do jeho obsahu nikdo neoprávněným způsobem nezasáhl.
Nesystémová řešení tak namísto usnadnění přinášejí spíše komplikace vyplývající z požadavků zákazníků na různé formáty (DBF, XLS, CSV, TXT) či formy distribuce (e-mail, FTP a podobně), o nutných úpravách vyplývajících z legislativních změn ani nemluvě.
Pokud se zaměříme na konkrétní formáty elektronicky zasílaných dokumentů, například využívání populárního formátu PDF není vyhovující. Firma, která doklad vystavuje, si sice proces usnadní, jeho zpracování na straně příjemce ale není automatizované a dochází tak k paradoxní situaci, kdy je elektronický doklad "manuálně" evidován. Toto do jisté míry řeší rozšíření o datový popis obsahu, ale i tak má PDF opodstatnění spíše jako doklad pro fyzické osoby (například nákup na e-shopu, za služby, SIPO) či firmy, které měsíčně zpracují desítky faktur.
O krok před konkurencí
Staňte se naším fanouškem na Facebooku a neunikne Vám žádná novinka na portále ProByznys.info
"Využití strukturované elektronické fakturace neznamená jen přínos pro vnitřní chod firmy ve formě snížení nákladů jako jsou papíry, obálky, poštovné či lidská práce a snížení počtu chyb, ke kterým dochází opisováním z papíru do počítače. Velice snadno se z ní může stát nutnost pro udržení stávajících zákazníků, kteří již na nový systém přecházejí," popisuje Mrvík. Celá řada společností dnes při hledání svých dodavatelů skutečně vyžaduje komunikaci pouze s pomocí elektronické výměny dat, a její implementace tak může znamenat výraznou konkurenční výhodu.
Může nastat ale i přesně opačná situace, kdy se přechod na elektronickou fakturací může stát komplikací, protože ji nebudou obchodní partneři akceptovat, případně budou nadále trvat na "papírové" formě. V takovém případě je řešením web nebo skenování. Z dalších potenciálních rizik lze zmínit ještě možné zpoždění faktur v případě negarantovaného či nezajištěného připojení na internet, což je ale většinou napraveno během několika minut.
Každopádně tím nejdůležitějším při zavádění elektronizace je nejen detailní rozvaha při volbě správného řešení (každá firma má určitá specifika), výběr kvalitního dodavatele, adekvátní rozpočet pro implementaci, ale především odhodlání ke změně starých procesů.
